Factuur opmaken als ZZP'er: wat moet erin? (2026)

De verplichte factuurvereisten uitgelegd

1. Naam en adres

Zet je volledige bedrijfsnaam (of je eigen naam als je als eenmanszaak werkt) en je zakelijk adres op de factuur. Als je thuiswerkt mag dat je privéadres zijn. Zet ook het adres van je klant erop — dit is verplicht en voorkomt discussies.

2. KVK-nummer en BTW-nummer

Beide zijn verplicht vermeld te staan. Het KVK-nummer staat in je inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Je BTW-nummer (ook wel OB-nummer of omzetbelastingnummer) krijg je van de Belastingdienst na aanmelding als ondernemer. Het ziet eruit als: NL123456789B01.

3. Uniek factuurnummer

Elk factuurnummer moet uniek zijn en opeenvolgend genummerd — je mag geen nummers overslaan. Veel ZZP'ers beginnen met 2026001, 2026002 enzovoorts. Boekhoudprogramma's doen dit automatisch. Let op: je mag een factuurnummer niet achteraf wijzigen of verwijderen. Is er een fout? Maak een creditnota aan.

4. Datum

De factuurdatum is de datum waarop je de factuur verstuurt, niet de datum waarop de werkzaamheden zijn uitgevoerd. In principe moet je factureren binnen een maand na de prestatie, maar in de praktijk wijkt hier niemand van af.

5. Omschrijving van de dienst of het product

Omschrijf duidelijk wat je hebt geleverd. "Consultancywerkzaamheden april 2026" is te vaag. Beter: "Websiteontwerp voor klant X, zoals beschreven in offerte #2026-003, inclusief 3 revisierondes." Hoe specifieker, hoe minder discussie achteraf.

6. BTW-bedragen

Vermeld het bedrag exclusief BTW, het BTW-percentage (21%, 9% of 0%), het BTW-bedrag en het totaalbedrag inclusief BTW. Bij meerdere posten met verschillende tarieven: een aparte regel per tarief.

7. Betalingstermijn en IBAN

Standaard in Nederland is 30 dagen betalingstermijn, maar je mag dit zelf kiezen. Vermeld ook je IBAN zodat je klant direct kan betalen. Tip: voeg een QR-code toe — moderne factuurprogramma's doen dit automatisch en je wordt sneller betaald.

Voorbeeld: zo ziet een correcte factuur eruit

Speciale situaties

Facturen voor particulieren (B2C)

Lever je aan particulieren? Dan hoef je niet per se een factuur te sturen — een kassabon of bonnetje volstaat. Toch is een factuur verstandig: het voorkomt discussies en is netjes. Wil je een vereenvoudigde factuur sturen? Dan mag je het BTW-nummer weglaten als het bedrag onder de €100 (incl. BTW) blijft.

Facturen voor buitenlandse klanten (EU)

Lever je B2B aan een bedrijf in de EU? Dan mag je 0% BTW hanteren (intracommunautaire levering) als je klant een geldig BTW-nummer heeft. Vermeld dit BTW-nummer op je factuur en voeg toe: "BTW verlegd" of "VAT reverse charged". Controleer het BTW-nummer altijd via het VIES-systeem van de Europese Commissie.

Creditnota

Is er een fout op een factuur? Je mag facturen nooit verwijderen of aanpassen — dat is verplicht om je administratie sluitend te houden. Maak in plaats daarvan een creditnota aan: een negatieve factuur die de originele annuleert. Stuur daarna een nieuwe correcte factuur.

Tips voor sneller betaald worden

• Stuur direct: stuur de factuur dezelfde dag als je de werkzaamheden afrond, niet aan het eind van de maand.
• Kortere betalingstermijn: gebruik 14 dagen in plaats van 30 als je klant het accepteert.
• QR-code met betaallink: klanten betalen direct via hun telefoon — veel factuurprogramma's genereren dit automatisch.
• Automatische herinneringen: stel een herinnering in na 7 en 14 dagen. De meeste boekhoudapps doen dit automatisch.
• Vooruitbetaling of aanbetaling: bij grotere projecten is het normaal om 30-50% vooraf te vragen.

Het beste factuurprogramma voor ZZP'ers

Een goed factuurprogramma stuurt automatisch herinneringen, koppelt met je bank, berekent de BTW en houdt je factuurnummering bij. De drie beste opties: