Bewaarplicht Administratie ZZP'er — 7 Jaar, Wat Bewaren en Hoe (2026)

Als ZZP'er ben je wettelijk verplicht je administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Maar wat valt er precies onder die bewaarplicht, welke documenten bewaar je langer en mag alles digitaal? In deze gids lees je alles over de bewaarplicht in de praktijk.

Wat zegt de wet over de bewaarplicht?

De bewaarplicht voor ondernemers is vastgelegd in artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR). Je bent verplicht om je administratie zodanig bij te houden en te bewaren dat de Belastingdienst bij een controle de aangifte kan controleren. De standaard bewaartermijn is 7 jaar na het einde van het boekjaar.

Voor gegevens die betrekking hebben op onroerende zaken — zoals aankoop, verbouwingen en verkoop van een bedrijfspand — geldt een bewaartermijn van 10 jaar.

Welke documenten moet je bewaren?

De bewaarplicht geldt voor alle gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing. Voor een ZZP'er zijn dit onder meer:

Alle verstuurde facturen (verkoopfacturen)
Alle ontvangen facturen (inkoopfacturen en bonnetjes)
Bank- en giroafschriften
Contracten met opdrachtgevers
Offertes die zijn geaccepteerd
Urenregistraties
Loonstroken (als je personeel hebt)
BTW-aangiftes en correspondentie met de Belastingdienst
Jaarrekeningen en belastingaangiftes
Agenda's en planningsoverzichten (voor de urennorm)
Kasboek (als je contante betalingen ontvangt of doet)

Wat hoef je niet te bewaren?

Niet alle documenten vallen onder de bewaarplicht. Conceptversies van offertes die nooit zijn verstuurd, interne notities zonder fiscale relevantie en persoonlijke correspondentie die niets met de onderneming te maken heeft, hoef je niet te bewaren. Twijfel je? Bewaar het dan toch — opslag is goedkoop en het geeft rust bij een eventuele controle.

Digitaal bewaren: wat zijn de regels?

Digitaal bewaren is uitdrukkelijk toegestaan door de Belastingdienst. Je hoeft geen papieren kopie te bewaren als je een digitale versie hebt — mits die digitale versie voldoet aan de eisen:

De bestanden moeten authentiek zijn: de inhoud mag niet zijn gewijzigd na ontvangst of verzending
De bestanden moeten leesbaar blijven gedurende de volledige bewaartermijn
De gegevens moeten binnen een redelijke termijn toegankelijk en raadpleegbaar zijn
Sla bestanden op in gangbare formaten (PDF, XLSX, etc.) en zorg voor voldoende back-ups

Bonnetjes die je fotografeert met je telefoon via de app van je boekhoudprogramma zijn een geldige digitale kopie, mits de originele gegevens er volledig en ongewijzigd op staan. De papieren bon mag je daarna weggooien.

Praktische opzet van je digitale administratie

Een overzichtelijke mappenstructuur maakt het bewaren en terugvinden van documenten een stuk eenvoudiger. Een bewezen structuur voor ZZP'ers:

Map per jaar (bijv. '2026')
Submap 'Verkoopfacturen' — al je uitgaande facturen
Submap 'Inkoopfacturen en bonnetjes' — alle ontvangen facturen en uitgaven
Submap 'Bank' — maandelijkse bankafschriften of exports
Submap 'Aangiftes' — BTW-aangiftes en de inkomstenbelastingaangifte
Submap 'Contracten' — overeenkomsten met opdrachtgevers
Submap 'Urenregistratie' — exports van je tijdregistratie

Sla deze mappen op in een cloudopslag met versiegeschiedenis, zoals Google Drive, OneDrive of Dropbox. Maak daarnaast periodiek een lokale back-up op een externe schijf.

Wat als je stopt als ZZP'er?

Als je je onderneming uitschrijft bij de KVK, eindigt je bewaarplicht niet. Je moet je administratie van de laatste 7 jaar blijven bewaren, ook na beeindiging van de onderneming. Bewaar de documenten privé en zorg dat ze toegankelijk blijven voor het geval de Belastingdienst nog een controle uitvoert.